Para visualizar, gestionar y corregir los errores en tiempo real mientras se desarrolla un proyecto se creó la metodología Kanban, una herramienta digital que dejó atrás los procesos manuales para organizar tareas que no permitían medir resultados ni detectar errores, lo que comprometía la productividad.

Era muy común ver en cualquier tipo de empresa esas pizarras de corcho con papeles pequeños o aquellas blancas que usan marcadores con tinta borrable en los que se pautaban las tareas por hacer, las hechas y un sinfín de contenidos que debían intentar entender o descifrar los miembros de un equipo de trabajo. Para algunos esto pareciera ser poco relevante, pero no es así porque la planificación y organización es clave para el éxito de una empresa.

 

Y como la tecnología siempre va a estar a favor de la productividad, este panorama de columnas y letras que para muchos no tenían sentido porque no estaban bien elaborados, ha quedado en el pasado. Para gestionar de manera organizada los flujos de trabajo nació la herramienta Kanban, una metodología que ayuda enormemente a hacer más eficiente el desarrollo de proyectos.

El origen de la palabra Kanban es japonés, “kan” significa visual y “ban” tarjeta, en este sentido el término está referido a tarjetas visuales. El método se resume en la colocación de estas tarjetas en un tablero digital con las cuales se visualizan, gestionan y miden los flujos de trabajo enmarcados en todas las etapas que integran el proceso productivo.

Esta herramienta digital es útil, tanto para los equipos de proyectos que realizan las labores en el mismo lugar de la actividad productiva, como para equipos remotos; es una solución global.

Cada actividad tiene el suyo

Esta metodología es aplicable a todo tipo de proyecto productivo, se adaptará a cada uno para hacerlos más eficientes, razón por la que hoy en día son muchos los ejemplos de Kanban que existen.

El tablero Kanban básico es el más sencillo, generalmente consta de 3 o 4 columnas, siendo ideales como inicio en el uso de esta herramienta, de tal manera que puedan adaptarse a esta nueva manera de visualizar el flujo de trabajo y sentar las bases para mejorarlo.

Están los tableros Kanban para el día a día, los cuales resultan muy útiles para equipos que tienen por lo general tareas pequeñas, que no requieren mucho esfuerzo. Son aplicables para proyectos que tienen labores ajustadas al tiempo como los de soporte técnico.

Los diseños de tableros para desarrollos de software son más complicados por todas las fases y funcionalidades de sus flujos de trabajo. Habrá tableros para pequeños equipos de desarrollo y también para los avanzados, desarrollo de software con QA incluido, de desarrollo con etapa UAT, entre otros.

El ideal cuando los flujos de trabajo comienzan a acelerarse y puede resultar difícil tener un panorama general es el Portafolio Kanban. Se asemeja al tablero básico, con la diferencia que contempla las estrategias generales y las actividades a largo plazo.

Adecuándose a cada empresa, los tableros del tipo portafolio serán de desarrollo de producto, estratégico, de operaciones TI y maestro de proyectos portafolio.

Una actividad productiva como es el marketing se sirve ampliamente de los tableros Kanban al tener flujos de trabajo muy dinámicos. Los hay para equipos pequeños, agencias de marketing, equipo de marketing interno y equipo de marketing de contenido.

Estructura precisa y sencilla

Los tableros Kanban personales permiten detectar rápidamente las debilidades que pueda estar presentando un proyecto productivo, ¿cómo? Al ver que las tareas se colocan en una columna y no salen en el tiempo estipulado eso es un indicativo de falla, un ‘cuello de botella’ que obviamente representará un retraso.

Para que esta funcionalidad pueda cumplirse eficientemente, es necesario que la estructura en el mapa del flujo de trabajo sea muy precisa para poder visualizar donde se está presentando el problema.

Un tablero Kanban nunca será complicado de entender, no cumpliría su función. Se compone básicamente de secciones en las que se visualiza el estatus de todas las tareas.

Cada tarea es una tarjeta Kaban y se clasifican de la siguiente manera; por hacer, en proceso y hechas. Para un mapeo del flujo de trabajo aún más preciso el usuario tiene la posibilidad de crear subsecciones, esto va a depender de los procesos y necesidades de cada organización.

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